Offboarding – so gelingt der professionelle Austritt

Neue Mitarbeiter erfolgreich in ihr neues Team integrieren und ihnen den Einstieg in das Unternehmen so leicht wie möglich machen – Onboarding ist inzwischen ein bekanntes Thema für jeden Arbeitgeber. Wie steht es aber um die Mitarbeiter, die das Unternehmen in Kürze verlassen? Das Offboarding ist nahezu genauso wichtig wie das Onboarding. Wir erklären, warum das so ist, wie erfolgreiches Offboarding aussehen kann und welche Vorteile es mit sich bringt.

Was bedeutet Offboarding und warum ist es so wichtig?

Das Offboarding beschreibt den Prozess, den Mitarbeiter nach ihrer Kündigung durchlaufen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Schließlich sind sie in den wenigsten Fällen von einem auf den anderen Tag nicht mehr Teil des Teams. Vielmehr müssen ihre Aufgaben weitergegeben, Formalitäten geklärt und eine Verabschiedung geplant werden. Aber warum ist dieser Prozess überhaupt so wichtig?

• Interne Prozesse aufrechterhalten
  In jedem Team gibt es interne Abläufe und Strukturen, die alle Mitarbeiter mit einschließen. Jedes Teammitglied hat individuelle Aufgaben und Verantwortungen, die es zu erfüllen gilt. Verlässt ein Mitarbeiter das Team, müssen diese Aufgaben an andere Teammitglieder oder den neuen Mitarbeiter für diese Position weitergegeben werden. So kommen die gewohnten Prozesse nicht durcheinander – das könnte für Verwirrung im Team sorgen.

• Kundenbeziehungen
  Dieser Faktor spielt hauptsächlich bei Mitarbeitern mit direktem Kundenkontakt eine wichtige Rolle. Es ist wichtig, die Kündigung gegenüber den Kunden zu erwähnen und eine Überleitung zum neuen Betreuer durchzuführen. So wissen Kunden jederzeit, an wen sie sich bei Fragen wenden können und wer in Zukunft für sie zuständig ist.

• Employer Branding
  Verlässt ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, kann er nach wie vor Einfluss auf die Wahrnehmung Ihrer Employer Brand nehmen. Bewertungsportale wie kununu oder Glassdoor bilden inzwischen eine wichtige Entscheidungsgrundlage für Jobsuchende – besonders in den Generationen Y und Z. Wer ein professionelles Offboarding erlebt, verlässt den Arbeitgeber in der Regel mit einem besseren Gefühl und neigt dazu, eine positive Bewertung abzugeben.

So kann erfolgreiches Offboarding aussehen

Wie der Prozess des Offboardings ganz konkret aussehen kann, hängt immer auch vom Grund der Kündigung ab. Dennoch gibt es einige Schritte, die Sie in jedem Kündigungsfall durchlaufen sollten, um den Ausstieg aus dem Unternehmen positiv zu gestalten.

Kommunikation ist der wichtigste Grundstein

Um den Erfolg und die Motivation Ihrer Mitarbeiter zu steigern, sind Kommunikation und Feedback zwei der wichtigsten Grundlagen. Auch im Falle einer Kündigung gilt dieser Grundsatz weiterhin. Fragen Sie nach Feedback des Mitarbeiters und erklären Sie transparent, wie der Offboarding-Prozess laufen wird. So zeigen Sie weiterhin Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter und betonen, dass Sie auch bei diesem Schritt an seiner Seite stehen.

Arbeitszeugnis und Organisatorisches

Neben der formellen Kündigung gibt es noch einige weitere organisatorische Themen zu bearbeiten. Der wichtigste Punkt an dieser Stelle ist wohl das Arbeitszeugnis. Nach Kündigung hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Gehen Sie auf Ihren Mitarbeiter zu und kümmern Sie sich aktiv um die Erstellung. So hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Im gleichen Zug können Sie um eine Bewertung über eines der Bewertungsportale bitten.

Aufgaben & Übergaben

Der wichtigste Schritt für das bestehende Team ist die Übergabe der Aufgaben an einen neuen Mitarbeiter oder die Aufteilung dieser Aufgaben auf das bestehende Team. Bitten Sie den Mitarbeiter um eine Zusammenfassung seiner Aufgaben und bei Bedarf und Zeit um die Einarbeitung des neuen Verantwortlichen. So kann ein reibungsloser Übergang garantiert werden.

Wertschätzung bei der Verabschiedung

Um ihrem Mitarbeiter zu zeigen, dass sie seine Kündigung bedauern und dass Sie seine Leistungen wertschätzen, bieten sich ein paar nette Worte bei der Verabschiedung an. Viele Mitarbeiter bringen an ihrem letzten Tag ohnehin Kuchen oder Süßigkeiten für die Kollegen mit und tauschen sich mit ihnen über den weiteren Weg aus. Organisieren Sie vielleicht eine Abschiedskarte oder überraschen Sie mit einem kleinen Geschenk – das zeigt Wertschätzung.

Networking

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Team verlässt, bedeutet das nicht, dass keine weitere Beziehung bestehen kann. Kaum etwas ist in der heutigen Zeit wichtiger als ein gutes Netzwerk. Vernetzen Sie sich und bleiben Sie über die Weiterentwicklung Ihres Mitarbeiters auf dem Laufenden – vielleicht kreuzen sich Ihre Wege in der Zukunft noch einmal.

Nach dem Offboarding
Ist der letzte Tag des Mitarbeiters zu Ende, gilt es, einige technische und organisatorische Aufgaben zu erledigen. Dazu gehört zum Beispiel das Löschen der Accounts und Daten sowie das Zurücksetzen möglicher firmeninterner Geräte wie Smartphone oder Laptop.

Transparenz und Offenheit sind die Schlüssel zu erfolgreichem Offboarding

Der Offboarding-Prozess ist ein Prozess wie jeder andere im Unternehmensalltag. Dennoch wird er von vielen Arbeitgebern vernachlässigt, was zu einer negativen Erfahrung seitens der Mitarbeiter führen kann. Aber auch im Sinne Ihrer Kunden und des bleibenden Teams sollten Sie sich mit dem Thema beschäftigen. Je offener und transparenter Sie kommunizieren, desto wertgeschätzter fühlen sich alle beteiligten Mitarbeiter – und desto zufriedener sind Sie mit Ihnen als Arbeitgeber.