Anforderungsprofil erstellen: so funktioniert’s

In vielen Unternehmen wird bei einem offenen Job unmittelbar eine Stellenanzeige erstellt und veröffentlicht, um die Stelle so schnell wie möglich wieder zu besetzen. Dieser Ansatz kann funktionieren, kann aber auch zu einer Vielzahl an unpassenden Bewerbungen oder dem Ausbleiben von Bewerbern führen. Sinnvoll ist es an dieser Stelle, wenn Recruiter zunächst ein Anforderungsprofil erstellen, um den Job und die passenden Bewerber konkreter zu definieren. Wir geben heute einen Überblick, wie ein Anforderungsprofil Ihr Recruiting optimieren kann.

Welche Inhalte gehören in ein Anforderungsprofil?

Bei einem Anforderungsprofil handelt es sich um eine Auflistung und anschließende Bewertung der nötigen Qualifikationen, Kompetenzen und Skills der potenziellen Bewerber. Dabei grenzt es sich klar von der Stellenbeschreibung ab, die ihren Fokus wiederum auf die Beschreibung der Tätigkeiten und die Einordnung der Position in die Unternehmensstruktur legt.

• Qualifikationen der Bewerber: Im ersten Schritt definieren Sie die formalen Anforderungen an potenzielle Kandidaten. Dabei handelt es sich in der Regel um Ausbildung, Studium, Verfügbarkeit, Erfahrung oder auch eine Arbeitserlaubnis oder ein Führerschein.

• Fachliche Kompetenzen: Für die Auflistung der nötigen fachlichen Kompetenzen empfiehlt es sich, die Fachabteilung um Unterstützung zu bitten. Die Abteilungsleitung und das zugehörige Team wissen am besten, welche Qualifikationen für den Job konkret benötigt werden und wie wichtig sie jeweils sind. Bei fachlichen Kompetenzen kann es sich beispielsweise um Kenntnisse in gewissen Programmiersprachen, zu konkreten Anlagen oder zu Spezialsoftware handeln.

• Soft Skills & Methodenkompetenz: Neben Fachkenntnissen spielen auch die Arbeitsweise und der Cultural Fit der Mitarbeiter eine wichtige Rolle in der Personalauswahl. Je nach Job sind unterschiedliche Skills wie zum Beispiel analytisches Denken, Verhandlungsgeschick oder Konfliktmanagement relevant.

Darum ist es sinnvoll, ein Anforderungsprofil zu erstellen

Es gibt gleich mehrere Gründe, aus denen ein Anforderungsprofil Vorteile für das Recruiting mit sich bringt. Einerseits gibt es vor allem Klarheit über die Erwartungen und Anforderungen an eine Stelle und an potenzielle Kandidaten. Nur so ist eine zielgerichtete Suche möglich – ob aktiv oder im klassischen Bewerbungsprozess. Durch früh geklärte Ziele kann sich der gesamte Auswahlprozess beschleunigen. Recruiter können schneller feststellen, welche Kandidaten gut auf die Stelle passen und entsprechend schneller Bewerbungsgespräche oder Telefoninterviews vereinbaren. An dieser Stelle kann außerdem künstliche Intelligenz zum Einsatz kommen: Kennen unterstützende Systeme die Muss-Anforderungen, können sie bei der ersten Auswahl der Kandidaten helfen. Auch Bewerber erhalten bei einer übersichtlich und detailliert erstellten Stellenanzeige, die auf einem durchdachten Anforderungsprofil basiert, einen besseren Überblick. Dadurch steigt oft die Qualität der eingehenden Bewerbungen. Wurden zum Beispiel die nötigen Programmiersprachen mit der Fachabteilung abgesprochen, bewerben sich von Beginn an nur Kandidaten, die die Sprache auch entsprechend beherrschen.

Wie können Recruiter ein Anforderungsprofil erstellen?

Das Anforderungsprofil basiert immer auf der Stellenbeschreibung. Erst, wenn die Aufgaben und die Einordnung des Jobs bekannt sind, können auch die Anforderungen definiert werden. Wichtig ist vor allem, dass das Anforderungsprofil nicht zu einer Wunschliste wird. Sicherlich gibt es viele Qualifikationen und Skills, die wünschenswert sind – bei der finalen Stellenanzeige geht es aber darum, die wichtigsten Faktoren herauszuarbeiten, um zwar Bewerber der passenden Zielgruppe, aber dennoch eine ausreichende Zahl anzusprechen.

Analyse der aktuellen Tätigkeiten der Stelle

Im ersten Schritt schauen Sie sich die aktuelle Besetzung der Stelle an. Sollte die Stelle neu geschaffen werden, versuchen Sie, eine fiktive Person auf die Stelle zu setzen. Dann gilt es, alle Qualifikationen, Erfahrungen, Skills und Arbeitsmethoden aufzulisten. Hilfreich dabei ist die Unterstützung der suchenden Abteilung. Fachliche Anforderungen erhalten Sie von Kollegen im Team, Informationen zu Methodenkompetenzen oder den formalen Kriterien hingegen gibt es oft von der Führungskraft des Teams. Zu Beginn darf die Liste der nötigen Fähigkeiten und Skills ruhig umfassend sein – im nächsten Schritt wird sie bewertet und auf die wichtigsten Faktoren reduziert.

Anforderungen bewerten

Jetzt geht es daran, die zuvor gesammelten Anforderungen zu bewerten. Sinnvoll ist die Aufteilung in die Kategorien „Muss“, „Soll“ und „Kann“. „Muss“ sind die Qualifikationen, die am wichtigsten sind und priorisiert werden. „Soll“ sind die Anforderungen, die wünschenswert, aber nicht unbedingt notwendig sind. „Kann“ sind Qualifikationen, die Nice-to-Have sind, auf die aber in der Auswahl zunächst kein großer Wert gelegt wird. Es kann hilfreich sein, alle Anforderungen in einer Tabelle aufzulisten und dort zu sortieren. Die wichtigsten Punkte werden schlussendlich in die Stellenanzeige aufgenommen.

Anforderungsprofil erstellen & im gesamten Recruitingprozess verwenden

Das Anforderungsprofil hilft nicht nur bei der Erstellung der Stellenanzeige. Vielmehr kann es als Begleiter für den gesamten Bewerbungsprozess dienen, beispielsweise für die Planung der Bewerbungsgespräche oder als Leitfaden für die finale Auswahl. Letztendlich kann das Anforderungsprofil den gesamten Recruitingprozess besser strukturieren und dafür sorgen, dass offene Stellen mit top qualifizierten Bewerbern besetzt werden können, die außerdem einen guten Cultural Fit haben.