Geschwindigkeit als Erfolgsfaktor im Recruiting

Aufgrund des Fachkräftemangels und des daraus resultierenden War for Talents ist die Candidate Experience im Recruiting besonders wichtig geworden. Die Geschwindigkeit des Einstellungsprozesses wird dabei immer öfter als Faktor gesehen, der die Candidate Experience beeinflusst. Mindestens einer der Gründe dafür ist naheliegend: Besonders in großen Konzernen, die viele Bewerbungen erhalten, kann der Prozess mehrere Monate in Anspruch nehmen. Dass viele Bewerber davon ernüchtert sind, ist durchaus verständlich. Ein zu langer Prozess kann sich sogar negativ auf das gesamte Image des Unternehmens auswirken. Aus welchen anderen Gründen die Geschwindigkeit im Recruiting so wichtig ist und wie Sie Ihren eigenen Prozess verbessern können, möchten wir hier erklären.

Übrigens: Alle hier aufgeführten Tipps gelten nicht nur für das passive Recruiting, sondern natürlich auch für Headhunter. Kandidaten, die von Headhuntern angesprochen werden, legen sogar einen noch größeren Wert auf eine ausgezeichnete Candidate Experience – denn sie haben ja bereits einen Job, der ihnen gefällt und sind nicht auf einen neuen angewiesen.

Warum ist die Geschwindigkeit im Recruiting so wichtig?

Versetzen Sie sich am besten selbst in die Lage eines Bewerbers: Sie möchten dringend Ihr aktuelles Unternehmen verlassen oder haben gerade Ihren Job verloren und suchen zeitnah einen neuen. Sie recherchieren nach neuen Stellen, geben sich viel Mühe mit den Bewerbungen und achten bei allen Stellen darauf, dass sie ab sofort zu besetzen sind – denn Sie haben es ja eilig.

Die erste Rückmeldung auf Ihre Bewerbung lässt dann aber mehrere Wochen auf sich warten, Sie werden zum Gespräch eingeladen und warten im Anschluss wieder mehrere Wochen auf eine Rückmeldung. Vielleicht folgt jetzt sogar noch eine weitere Bewerbungsrunde und am Ende erhalten Sie eine Absage für den Job. Mit dem Bewerbungsprozess haben Sie jedoch schon Monate verloren und müssen jetzt wieder von Neuem mit der Suche beginnen. Verlässlich planen können Sie dann aber immer noch nicht.

Klingt an den Haaren herbeigezogen? Ist aber leider in vielen Unternehmen noch die Realität. Dass viele Bewerber sich in einem solchen Prozess nicht wertgeschätzt fühlen und am Ende ernüchtert sind, ist verständlich. Ist der Bewerbungsprozess in einem anderen Unternehmen besser strukturiert, springen viele während des Prozesses ab, wenn er ihnen zu lange dauert. Dadurch ist die Zeit nicht nur für den Bewerber verloren, sondern auch für das suchende Unternehmen.

Wie Sie Ihre Geschwindigkeit im Recruiting verbessern können

Den eigenen Recruitingprozess schneller und gleichzeitig effizienter zu gestalten, funktioniert natürlich nicht von heute auf morgen. Um einen Überblick über die Schwächen zu bekommen, ist es hilfreich, den eigenen Prozess erst einmal selbst zu durchlaufen und dabei die Brille des Recruiters abzusetzen. Vielleicht bitten Sie auch einen Außenstehenden, den Prozess einmal zu durchlaufen und ehrliches Feedback zu geben. Denn im Recruiting sollte es um den Bewerber und seine Candidate Experience gehen, nicht um aufwendige Administration und langwierige interne Prozesse.

Sorgen Sie für kurze Entscheidungswege

Muss jede neue Bewerbung wirklich durch mehrere verschiedene Abteilungen gehen, bis der Kandidat kontaktiert wird? Und muss wirklich erst der Bewerbungsschluss abgewartet werden, weil ja schließlich noch bessere Kandidaten kommen könnten? Hinterfragen Sie die internen Entscheidungswege und gestalten Sie sie bewerberfreundlich. Grundsätzlich sollte es möglich sein, innerhalb weniger Tage mit den Kandidaten Kontakt aufzunehmen und sie zu ersten Gesprächen einzuladen. Hier bietet sich möglicherweise auch ein erstes Kennenlernen per Telefon oder Videochat an, damit sich der Prozess nicht durch eine komplizierte Terminfindung verlängert.

Legen Sie den Fokus auf den Bewerber

Recruiter können noch einiges aus dem Vertrieb lernen. Denn Vertriebler haben schon lange verinnerlicht, dass der Kunde König ist. Genauso verhält es sich auch mit Bewerbern. Damit Sie Kandidaten eine gute Candidate Experience bieten können, muss sich die Kommunikation und der gesamte Prozess am Kandidaten orientieren und nicht an den internen Gegebenheiten des Unternehmens. Achten Sie also auf zeitnahe Reaktionen auf Mails und Telefonanrufe, kommunizieren Sie so transparent wie möglich und halten Sie sich an gesetzte Fristen. So ist Ihr Recruitingprozess wertschätzend und persönlich.

Gestalten Sie den Bewerbungsprozess unkompliziert

Vielleicht kennen Sie das Problem selbst? Sie haben gerade Ihren Lebenslauf und das Anschreiben extra für eine Bewerbung neu gestaltet und landen jetzt beim Bewerbungsportal Ihres potenziellen neuen Arbeitgebers. Anstatt, dass Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben einfach hochladen können und das System Ihre Daten in eine einheitliche Maske überträgt, müssen Sie diese Maske selbst ausfüllen und Ihren Lebenslauf so wiederholen. Dadurch wird die Bewerbung zeitaufwendig und verleitet viele Interessenten dazu, direkt wieder abzuspringen. Auch wenn Sie die Daten aller Bewerber einheitlich vergleichen möchten, darf das nicht zum Problem der Bewerber werden. Gestalten Sie den Prozess so unkompliziert und schnell wie möglich, um ein Abspringen zu verhindern. Eine Kennzahl dazu: Die meisten Bewerber sind laut einer Umfrage von Softgarden dazu bereit, maximal 20 Minuten in ihre Bewerbung über ein Bewerbungsportal zu investieren.

Mobile First gilt auch im Recruiting

Was für Websites schon lange zur Realität geworden ist, ist bei einigen Recruitingabteilungen noch nicht angekommen: Mobile First ist der wichtigste Ansatz. Besonders um Digital Natives zu erreichen, reicht eine einfache Karrierepage nicht mehr aus. Heute nutzen immer mehr Menschen ihr Smartphone auch für die Bewerbung und dementsprechend müssen sich auch die Bewerbungsprozesse anpassen. Richten Sie Ihre Eingabemasken so ein, dass sie auch auf dem Smartphone einwandfrei zu bedienen sind. Einige große Konzerne verfügen sogar über eine eigene App für das Recruiting.

Kommunizieren Sie transparent

Fehlende Transparenz im Bewerbungsprozess ist einer der häufigsten Kritikpunkte von Bewerbern. Erstaunlich viele Unternehmen versenden nicht einmal eine Eingangsbestätigung an die Bewerber, geschweige denn eine E-Mail mit dem nachfolgenden Ablauf des Bewerbungsprozesses. Wird eine Mail versendet, in der klar kommuniziert wird, dass es bis zur ersten Feedbackrunde ca. 2 Wochen dauert, sind Bewerber deutlich geduldiger, als wenn sie keine Informationen erhalten. Versetzen Sie sich noch einmal in die Lage der Bewerber: Sie würden auch gerne zumindest mit einem groben Zeitrahmen planen können, oder nicht?

Geschwindigkeit ist ein wichtiger Teil der Candidate Experience

Die Candidate Experience besteht noch aus weitaus mehr Faktoren als der Geschwindigkeit im Recruiting. Punkte wie die Form der Kommunikation, die Präsentation der Employer Brand oder das Einholen von Feedback spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Da viele Unternehmen aber immer noch in ihren alten Recruitingstrukturen festgefahren sind und interne Prozesse langwierig und kompliziert gestaltet sind, ist die Geschwindigkeit ein Faktor, der in jedem Fall erwähnt werden sollte. Außerdem gilt im War for Talents: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Durch einen schnellen Recruitingprozess verbessern Sie also nicht nur die Candidate Experience, sondern gewinnen vielleicht sogar Kandidaten, die sonst bei der Konkurrenz gelandet wären.