Mobiles Arbeiten in dezentralen Teams – realistische Zukunftsvision oder Albtraum?

Mobiles Arbeiten und Homeoffice haben durch die Pandemie einen nie dagewesenen Aufschwung erlebt. Aber schon zuvor haben einige Unternehmen sich dezentral strukturiert und mit entsprechenden Softwares die digitale Zusammenarbeit gemanagt. Durch die breite Masse an Arbeitnehmern, die derzeit von zu Hause arbeiten, entstehen wiederum neue Ideen: ist eine komplett dezentrale Arbeit möglich? Sind Büroräume überhaupt nötig, um erfolgreich zusammenzuarbeiten? Wir möchten einige Ideen zum Thema mobiles Arbeiten in dezentralen Teams aufgreifen – wie funktioniert die tägliche Zusammenarbeit, wie sieht der Alltag der Mitarbeiter aus, wie können Teams aus der Ferne geführt werden? Und ist diese Form der Organisation eine realistische Zukunftsvision oder doch eher ein Albtraum?

Tägliche Zusammenarbeit beim mobilen Arbeiten – so funktioniert’s

Wer im Team digital arbeiten möchte, wird schnell auf erste Hürden stoßen, die eine Zusammenarbeit vor Ort nicht mit sich bringt. Mal schnell zur Kollegin ins Büro gehen, um einen Entwurf zu besprechen, ist digital natürlich nicht möglich. Dennoch gibt es schon viele Softwarelösungen, die die digitale Zusammenarbeit deutlich vereinfachen. Tools wie Trello oder Asana erleichtern das Projektmanagement, Microsoft Teams oder Zoom sorgen für Möglichkeiten zur Kommunikation. Einige Softwareanbieter ermöglichen auch vollständige digitale Arbeitsumgebungen, indem sie ein firmeninternes Netz aufbauen. Hier können Informationen ausgetauscht werden, Events hinzugefügt werden und natürlich Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wichtig ist, auch in der digitalen Zusammenarbeit mit festen Terminen zu arbeiten, bei denen man sich virtuell trifft und den aktuellen Stand der Projekte bespricht. Denn der kurze Austausch beim Kaffee kochen entfällt bei der digitalen Zusammenarbeit.

Mobiles Arbeiten und der Alltag zu Hause

Eines ist klar: mobiles Arbeiten und Homeoffice erfordern Disziplin. Ob es dabei um die Arbeit von zu Hause, vom Strand oder aus dem Zug geht – es ist immer noch Arbeit und keine Freizeit. Für Arbeitnehmer ist es zunächst wichtig, sich eine Grundstruktur zu schaffen, die sich in etwa mit einem normalen Arbeitsalltag vergleichen lässt. Auch wenn feste Arbeitszeiten nicht immer vorgegeben sind – eine klare Struktur ist sinnvoll. Gleichzeitig sollte es in jedem Fall festen Arbeitsplatz geben, der vom Privatbereich abgetrennt ist. Mit dem Laptop auf der Couch oder im Bett arbeiten sorgt auf Dauer entweder für weniger Produktivität oder dafür, dass die Couch oder das Bett mit Arbeit verbunden wird – Entspannung ist dann schwierig. Wer unterwegs arbeitet, benötigt ebenfalls konkrete Grenzen zwischen Arbeit und Feierabend. Andernfalls besteht schnell die Gefahr, dauerhaft mit der Arbeit und dem Arbeitgeber beschäftigt zu sein.

Teamführung – so sieht der Alltag einer Führungskraft in der mobilen Arbeit aus

Mitarbeiter digital zu führen, stellt viele Führungskräfte vor Herausforderungen. Klassische Führungsstrukturen funktionieren nicht mehr unbedingt, da der direkte persönliche Kontakt nicht mehr gegeben ist. Umso wichtiger ist es, mit den Teammitgliedern zu sprechen, ihre Sorgen und Fragen ernst zu nehmen. Wer digital zusammenarbeitet, sollte sich dringend auch mit dem Thema agiles Arbeiten auseinandersetzen. Ein wichtiger Grundsatz ist hier der ständige Austausch im Team. Um digital diese Strukturen zu etablieren, kann beispielsweise ein tägliches Morgenmeeting von 15-30 Minuten eingeführt werden, in dem Aufgaben und Ziele des Tages besprochen werden. Besonders die Führungskräfte sollten darauf achten, nach Feierabend auch für das Team wirklich Feierabend zu haben. Wer in den Abendstunden noch Nachrichten beantwortet, sorgt schnell dafür, dass Teammitglieder in ihrem Feierabend arbeiten.

Teambuilding ohne persönlichen Kontakt – ist das möglich?

Zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit gehört immer auch ein guter Zusammenhalt im Team. Je besser Mitarbeiter sich untereinander verstehen, je besser sie sich auch einschätzen können, desto bessere Arbeit liefern sie am Ende. Gefördert werden soll diese Zusammenarbeit in vielen Unternehmen durch regelmäßige Teamevents wie etwa ein gemeinsames Mittagessen oder Drinks nach Feierabend. Arbeiten Teams in ganz Deutschland oder sogar auf der ganzen Welt verteilt, sind persönliche Treffen schwierig. Aber auch digital ist es möglich, sich besser kennenzulernen und eine gemeinsame Basis aufzubauen. Eine Idee ist beispielsweise ein digitaler Kochabend: jeder Mitarbeiter bekommt eine Kochbox mit Zutaten, gekocht wird dann gemeinsam per Videocall.

Sind vollständig dezentrale Teams realistisch oder ein Albtraum?

Als Antwort auf diese Frage können wir ganz klar sagen: es kommt darauf an. Sicherlich ist es sinnvoll und besonders aktuell auch notwendig, digitale Zusammenarbeit zu fördern und mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Dennoch fehlt vielen Mitarbeitern mit der Zeit das persönliche Miteinander. Das kurze Treffen an der Kaffeemaschine oder das spontane Feierabendbier lassen sich digital schwierig ersetzen, das Onboarding neuer Mitarbeiter gestaltet sich komplizierter. Auch fehlen manchen Mitarbeitern die festen Strukturen, wenn sie nicht morgens wie gewohnt ins Büro fahren. Wie in so vielen Bereichen ist auch im mobilen Arbeiten eine gesunde Mischung aus digitaler und persönlicher Zusammenarbeit vor Ort sinnvoll. Sofern es möglich ist, ist es sicherlich hilfreich, wenn die Teams sich von Zeit zu Zeit im Büro treffen.