Digitales Onboarding – was ändert sich durch digitale Zusammenarbeit?

Die anhaltende Corona-Pandemie hat die Welt seit nunmehr einem Jahr fest im Griff. Wo in der Arbeitswelt zunächst improvisiert wurde, festigen sich nun digitale Strukturen. Ob es dabei um die Kommunikation, die Arbeit von zu Hause oder auch das Recruiting und das dazugehörige Onboarding geht – die Pandemie hat Unternehmen in die Digitalisierung gezwungen. Oft heißt es, dass gerade das Onboarding – die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – den persönlichen Kontakt erfordert. Doch auch hier löst die Pandemie Schwierigkeiten aus, sodass digitales Onboarding immer mehr zum Thema wird. Doch wie lässt sich die Einarbeitung digital umsetzen und sollten wir nicht lieber zum Onboarding vor Ort umsteigen, sobald es möglich ist? Wir geben Antworten.

Wie lässt sich das Onboarding digital umsetzen?

Für die Umsetzung eines digitalen Onboardings gibt es einige Punkte, die beachtet werden müssen. Entscheidend ist die Auswahl und der Umgang mit entsprechender Software, über die Infos und Lernmöglichkeiten für neue Mitarbeiter bereitgestellt werden und auch die soziale Interaktion nicht außen vor gelassen wird.

Die richtige Software

Beim digitalen Onboarding dreht sich alles um die Software. Es ist wichtig, dass hier professionelle Software zum Einsatz kommt, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Müssen neue Mitarbeiter sich zu Beginn viel Wissen aneignen, etwa über die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens, sollten entsprechende digitale Lernplattformen im Fokus stehen. Sind von Beginn an viele Termine und Tasks an der Tagesordnung, sollte ein Organisations-Tool mit entsprechender Einführung im Fokus der Software stehen. Neuen Mitarbeitern sollte auf Anhieb ersichtlich sein, welche Punkte besonders wichtig sind.

Informationen bereitstellen

Direkt zu Beginn des Onboarding Prozesses müssen dem neuen Mitarbeiter alle nötigen Informationen bereitgestellt werden. Das kann ein Ablaufplan der nächsten Tage, eine To Do Liste für neue Mitarbeiter oder auch entsprechend aufgemachter Video-Content sein. Wichtig ist nur, dass auf den ersten Blick alle Informationen ersichtlich sind und neue Mitarbeiter durch den Prozess geführt werden.

E-Learning integrieren

Wer einen Job bei einem neuen Arbeitgeber annimmt, muss zu Beginn in der Regel viel lernen. Ob es sich dabei um Fachwissen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens handelt, um die Einarbeitung in neue Tools oder einfach das Kennenlernen der internen Prozesse – niemand kann von Tag 1 zu 100% wissen, wie der Hase läuft. Das digitale Onboarding sollte deshalb dafür sorgen, dass alle benötigten Inhalte vermittelt werden.

Soziale Integration

Neben der fachlichen Einarbeitung ist die persönliche Integration ins Team ein besonders wichtiger Faktor des Onboardings. Während bei der Arbeit vor Ort gemeinsame Mittagspausen oder kurze Kennenlernrunden geplant werden können, gestaltet sich die soziale Interaktion digital oft etwas schwieriger. Umso wichtiger ist es, dass soziale Aspekte im Onboarding berücksichtigt werden. Regelmäßige (Video-)Calls mit einem festen Ansprechpartner sollten zum Standard gehören, aber auch die Möglichkeit zur Vernetzung mit anderen Teams sollte gegeben sein. Optimal ist auch ein Überblick über die Tätigkeiten der Teammitglieder und anderer Teams, sodass der neue Mitarbeiter bei Fragen selbst recherchieren kann, an wen er sich wenden muss.

Chancen des digitalen Onboardings

Das digitale Onboarding sorgt zu Beginn sicherlich für viele Fragen und Probleme. Prozesse müssen zunächst erarbeitet und verinnerlicht werden. Dennoch sind die Chancen, die die Digitalisierung des Onboardings mit sich bringt, unbestreitbar.

Standardisierter Prozess

In vielen Unternehmen fehlt es nach wie vor an einem standardisierten Onboarding Prozess. Die nun erzwungene Digitalisierung sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmen sich mit dem Thema auseinandersetzen müssen, wenn sie weiterhin die Arbeit von zu Hause anbieten möchten. Ein standardisierter Prozess sorgt nicht nur für mehr Klarheit in den Teams, sondern auch für mehr Erfolg des neuen Mitarbeiters.

Dezentrales Onboarding

Digitales Onboarding ermöglicht dezentrale Arbeit. Spätestens seit der Pandemie ist vielen Arbeitgebern klar geworden, dass dezentrale Strukturen dem Unternehmen auch Vorteile einbringen können. Das wird auch im Recruiting sichtbar. Zu oft scheitert eine Einstellung daran, dass Bewerber nicht bereit sind, für den Job umzuziehen. Wer über digitale Strukturen verfügt, kann in der Zukunft dezentrale Arbeit anbieten. Mitarbeiter müssten so nur an wenigen Tagen zum Standort reisen.

Koordinierte Aufgaben

Wer Mitarbeiter digital einarbeitet, beschäftigt sich automatisch mit der Koordination der dazugehörigen Aufgaben. Mal kurz beim Kollegen oder beim Chef im Büro vorbeischauen ist digital schwierig. Deshalb müssen Prozesse direkt zu Beginn ins Detail geplant werden und jeder muss wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist.

Chance und Herausforderung zugleich – digitales Onboarding hat Zukunft

Die digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist für viele Arbeitgeber noch Neuland und bringt deshalb viele Herausforderungen mit sich. Prozesse müssen zunächst entwickelt, erprobt und standardisiert werden. Sind die ersten Hürden jedoch erst einmal genommen, bringt digitales Onboarding viele Chancen mit sich. Dezentrale Arbeit in Unternehmen wird so zur konkreten Zukunftsvision. Eine Sache kann das digitale Onboarding jedoch sicherlich nicht ersetzen: das gemeinsame Mittagessen mit Kollegen oder die regelmäßigen Mitarbeiterevents, bei denen wichtige Kontakte geknüpft werden können.